Dokumente

Verträge, Genehmigungen, Leitungsauskünfte, Fotos und Nachträge zentral ablegen, prüfen und wiederfinden — nach Projekt, Bauabschnitt und Kategorie.

Was Du hier findest

Das Menü Dokumente (zwischen Betrieb und Datenmanagement) hat diese Reiter:

• Eingang — Unterpunkte Upload (Dateien ablegen) und Prüfen (offene Dokumente). Die Zahl am Menüpunkt zeigt, wie viele noch offen sind.
• Dokumente — Dateimanager über die abgelegten Dokumente nach Projekt, Bauabschnitt und Kategorie: durchsuchen, verschieben, kopieren, bearbeiten, löschen.
• Suche — Volltext und Filter über alle Dokumente, die Du sehen darfst.
• Papierkorb — entfernte Dokumente wiederherstellen (nur mit dem passenden Recht).

Der Ablauf: Hochladen → Linetra liest den Text → Du prüfst und ergänzt → Bestätigen & ablegen. Abgelegt wird nur, was Du bestätigst.

Dokumente hochladen

1. Dokumente → Eingang → Upload öffnen.
2. Dateien in das Feld ziehen oder das Feld anklicken und Dateien auswählen.
3. Ist oben im Kopf ein Projekt gewählt, wird das Dokument ihm zugeordnet. Sonst bleibt es ohne Projekt im Eingang.

Linetra liest den Text aus der Datei (bei PDFs, Text, CSV, GAEB-XML, E-Mail). Das dauert einen Moment; danach wechselt das Dokument von „empfangen“ zu „zu prüfen“. Gescannte Seiten und Fotos werden vorerst nur gespeichert; ihre Angaben trägst Du selbst ein.

• Lädst Du dieselbe Datei noch einmal hoch, zeigt Linetra das vorhandene Dokument, statt eine Kopie anzulegen.
• Die Größe ist begrenzt (Standard 100 MB). Webseiten, Skripte und Programmdateien werden abgelehnt.
• Unbekannte Dateiformate werden gespeichert und lassen sich nur herunterladen.

Eingang prüfen und ablegen

Dokumente → Eingang → Prüfen listet die offenen Dokumente. Weiter öffnet das erste und springt danach zum jeweils nächsten, ohne abzulegen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet genau dieses Dokument.

Klick auf ein Dokument öffnet die Prüfansicht: links die Vorschau (PDF, Bild oder erkannter Text), rechts das Formular. Weiter steht oben und unter dem Formular.

Daten erkennen steht über dem Formular. Ein Klick überträgt, was Dateiname und gelesener Text hergeben: Dokumenttyp, Kurztitel, Datum und Aktenzeichen. Suchgebiet, Sparten wie Gas und Wasser und Hinweise landen als Freitext unter Angaben aus dem Dokument, mit dem Status Hinweis. Du korrigierst den Text und setzt Stimmt so; dann steht dort ✓ Geprüft. Abgelegt wird erst mit Bestätigen & ablegen.

Unter Dokumente steht über der Dateiliste Sortierung, Vorgabe Hinweise zuerst. Offene Hinweise heißen dort Hinweis · Dateiname und stehen oben, damit Du sie der Reihe nach abhaken kannst.

1. Dokumenttyp wählen (nach Kategorie gruppiert, z. B. Verkehrsrechtliche Anordnung).
2. Kurztitel prüfen. Projekt ist das oben im Kopf gewählte Projekt, solange das Dokument noch keins hat; es folgt dem Kopf, bis Du im Formular ein anderes wählst. Liegt der Typ auf Abschnittsebene, den Bauabschnitt eintragen.
3. Dokumentdatum, Aktenzeichen und bei Genehmigungen gültig von / bis ergänzen. Deutsche Schreibweisen wie 14.09.2026 oder 1.234,56 € werden verstanden.
4. Die typspezifischen Felder ausfüllen (bei einer Verkehrsrechtlichen Anordnung z. B. Straße, Maßnahme, Verkehrsführung, Auflagen).
5. Absender ist ein festes Feld: Organisation oder Person suchen und den Treffer wählen (genau einer). Weitere Beteiligte über + hinzufügen und die Rolle wählen (Aussteller, Empfänger, Auftraggeber, Auftragnehmer …).
6. Bestätigen & ablegen klicken. Linetra springt zum nächsten Dokument. Weiter blättert zum nächsten, ohne abzulegen. Vorheriges geht eins zurück.

Gehört ein Dokument nicht in Linetra (falscher Upload, Spam), klick Ablehnen — in der Eingangsliste oder in der Prüfansicht. Ein optionaler Grund wird mitgespeichert. Abgelehnte Dokumente werden nicht abgelegt und erscheinen nicht mehr im Eingang. Das automatische Löschen nach einer Frist (vorgesehen: 30 Tage) folgt in einer späteren Version.

Dokumente durchsuchen und Ordnerstruktur verstehen

Der Reiter Dokumente ist ein Dateimanager für das gewählte Projekt. Links steht der Ordnerbaum mit dem Projekt als Wurzel, seinen Kategorien und darunter Bauabschnitte mit je einem Ordner pro Bauabschnitt. Hinter jedem Ordner steht in Klammern, wie viele Dokumente darin liegen. Rechts siehst Du den Inhalt des geöffneten Ordners als Liste oder Kacheln. Ganz rechts zeigt die Infospalte zum markierten Dokument eine Vorschau der ersten Seite, Typ, Aktenzeichen, Ablaufdatum und den Ablagepfad. Oben findest Du die Suche im Ordner. CSV und JSON exportieren alle Dokumente des Projekts. Bearbeiten und Löschen gelten für das markierte Dokument.

Doppelklick oder Eingabetaste auf ein Dokument öffnet die Detailansicht.

Zuordnung korrigieren, kopieren, umbenennen

Rechtsklick auf ein Dokument öffnet das Menü. Die Tastenkürzel gelten für alle markierten Dokumente (Mehrfachauswahl mit Strg oder Umschalt):

Ordner lassen sich nicht anlegen, verschieben oder löschen, denn die Ordnerstruktur ist fest. Ziehen mit der Maus verschiebt nichts; verschoben wird über Ausschneiden und Einfügen. Einfügen geht nur in einen Kategorie-Ordner.

Die Kategorie hängt am Dokumenttyp. Verschiebst Du ein Dokument in eine andere Kategorie, ändert Linetra deshalb den Typ: Passt genau ein Typ zum Zielordner, wird er gesetzt. Passen mehrere, fragt Linetra nach. Passt keiner, bleibt das Dokument, wo es war. In einem Bauabschnitt stehen nur Typen zur Wahl, die auf Abschnittsebene abgelegt werden.

Wer ein Projekt nur lesen darf, kann die Dokumente durchsuchen und Dateien herunterladen, aber nichts verschieben, bearbeiten oder löschen.

Papierkorb

Löschen legt ein abgelegtes Dokument in den Papierkorb. Es verschwindet aus der Dokumentenliste und der Suche. Datei, Versionen und Verlauf bleiben erhalten. Unter Dokumente → Papierkorb stehen die entfernten Dokumente des Projekts mit ihrem letzten Ablagepfad. Wiederherstellen legt das Dokument wieder ab; ist der alte Dateiname inzwischen belegt, bekommt es eine laufende Nummer.

• Papierkorb und Wiederherstellen brauchen das Recht Dokumente: in den Papierkorb legen und wiederherstellen (Standard: Organisationsadmin). Ohne das Recht fehlt der Reiter Papierkorb.
• Dokumente mit Rechtsvorbehalt (Legal Hold) lassen sich weder in den Papierkorb legen noch endgültig löschen.
• Der Papierkorb wird nicht automatisch geleert. Papierkorb leeren (Reiter Papierkorb) löscht alle Dokumente des Projekts dort endgültig, samt Datei, Versionen und Verlauf. Das lässt sich nicht rückgängig machen, deshalb fragt die Seite vorher nach. Dokumente mit Rechtsvorbehalt oder laufender Aufbewahrungsfrist bleiben im Papierkorb; die Meldung nennt, wie viele.
• Wer leeren darf, braucht dasselbe Recht wie für den Papierkorb und Schreibzugriff auf das Projekt.

Die Ordnerstruktur ist fest:

Kunde/Projektcode Projektname/
  10_Vertrag/
  20_LV_Angebot/
  30_Planung/
  40_Leitungsauskunft/
  50_Genehmigungen/
  60_Ausfuehrung/
  70_Fotos_Beweissicherung/
  80_Nachtraege/
  85_Aufmass_Abrechnung/
  90_Abnahme_Doku/
  95_Korrespondenz_Protokolle/
  99_Sonstiges/
  Bauabschnitte/BA-03 Hauptstraße/
    30_Planung/ 40_Leitungsauskunft/ 50_Genehmigungen/ 60_Ausfuehrung/
    70_Fotos_Beweissicherung/ 85_Aufmass_Abrechnung/ 90_Abnahme_Doku/

Kunde ist die Organisation des Projekts. Verträge, Nachträge und Korrespondenz liegen immer auf Projektebene; Genehmigungen, Leitungsauskünfte, Ausführung, Fotos und Abnahmen gehören zu einem Bauabschnitt.

Der Dateiname wird aus Datum, Typ, Kurztitel und Aktenzeichen gebildet:

2026-09-14_GEN-VRAO_Hauptstraße-km-0-2_AZ-32-1234-2026_v01.pdf

Schrägstriche im Aktenzeichen werden zu Bindestrichen, die Endung v01 zählt die Version.

Suche

Unter Dokumente → Suche tippst Du Begriffe aus dem Dokument, dem Titel, dem Typ oder den Beteiligten. Auch Aktenzeichen wie 32-1234/2026 findest Du direkt. Treffer zeigen einen Ausschnitt mit den Fundstellen in «Hervorhebung».

Filter: Typ, Kategorie und Gültig bis vor — praktisch, um auslaufende Genehmigungen zu finden. Die Ergebnisse lassen sich nach Eingang, Dokumentdatum, Ablaufdatum oder Relevanz sortieren.

Neue Version hochladen

Ein Dokument wird nie überschrieben. Öffne es unter Dokumente oder Suche (Detailansicht) und lade im Abschnitt Versionen eine neue Datei hoch. Die alte Version bleibt erhalten. Jede Version zeigt ihre Prüfsumme (SHA-256) und, ob die Verkettung der Versionen unverändert ist.

In der Detailansicht kannst Du außerdem die Angaben bearbeiten, Beteiligte verknüpfen und den Verlauf (wer hat wann was geändert) lesen.

Beteiligte

Der Absender ist ein festes Feld: eine Organisation oder Person aus den Stammdaten, von der das Dokument kommt. Weitere Beteiligte sind Organisationen und Personen mit einer Rolle, z. B. Aussteller der Anordnung oder Auftragnehmer eines Vertrags. Über + tippst Du den Namen, wählst den Treffer und die Rolle. So viele, wie das Dokument braucht. Die Namen fließen in die Suche ein.

Beim Typ Rechnung steht der Rechnungssteller als eigenes Feld. In Kontakt übertragen legt daraus eine Organisation an — oder nimmt die vorhandene mit demselben Namen — und verknüpft sie als Aussteller. Steht hinter dem Namen ein Komma (etwa eine USt-IdNr.), gehört nur der Teil davor zum Kontakt.

Bauabschnitt-Code setzen

Der Ordnername eines Bauabschnitts besteht aus Bauabschnitt-Code und Name (z. B. BA-03 Hauptstraße). Setze den Code unter Einstellungen → Dokumente → Abschnittskürzel: Projekt wählen, beim Bauabschnitt das Kürzel eintragen, Kürzel speichern. Ohne Code und Name benennt Linetra den Ordner automatisch BA- plus Kurzkennung.

Einstellungen

Unter Einstellungen → Dokumente (Organisationsadmin) legst Du fest:

• Maximale Uploadgröße pro Datei in MB.
• Abgelehnte Dokumente aufbewahren: Nach dieser Zahl Tage werden abgelehnte Eingangsdokumente samt Datei endgültig gelöscht. Dokumente mit Rechtsvorbehalt (Legal Hold) bleiben erhalten.
• Ob Dokumente ohne bekannten Typ erlaubt sind und ob der Text neuer Dokumente automatisch ausgelesen wird.

Wer sieht was

• Den Eingang ohne Projektzuordnung sieht nur, wer die Berechtigung Dokumenten-Eingang hat (Standard: Organisationsadmin und Mitarbeiter).
• Nicht vertrauliche Dokumente eines Projekts sehen Mitarbeiter mit Zugriff auf das Projekt.
• Vertrauliche Typen (Verträge, Nachträge, Rechnungen, Leistungsverzeichnisse, Angebote) sehen nur Mitglieder mit der Projektrolle Leitung oder Büro sowie Personen mit der Berechtigung Vertrauliche Dokumente (Standard: Organisationsadmin). Die Berechtigungen vergibt der Organisationsadmin unter Einstellungen → Berechtigungen.
• Kunden und Gäste haben keinen Zugriff auf Dokumente.

Die kleinen Hilfe-Symbole (Tooltips) neben Dokument, Eingang, Dokumente, Dokumente-Explorer, Papierkorb, Typ, Bauabschnitt, Aktenzeichen, gültig bis, Absender, Beteiligte, Ablagepfad, Version, Prüfsumme und vertraulich erklären die Begriffe direkt in der Oberfläche.

Noch nicht möglich

Folgt in späteren Phasen: KI-Vorschlag für Typ und Felder, Auslesen von Scans und Fotos, Spiegel nach Nextcloud, SharePoint und Google Drive, Eingang und Abruf per WhatsApp, Aufbewahrungsfristen je Dokumenttyp. Siehe Roadmap P14.