Betrieb

Aufgaben aus Jira, Nachrichten per Telegram oder WhatsApp und Freigaben für das Backoffice.

Was Du hier findest

• Übersicht — Ampel je Projekt: läuft es, gibt es Probleme oder steht die Baustelle?
• Aufgaben — Spiegel der offenen Tracker-Issues zum aktuellen oder allen zugänglichen Projekten
• Inbox — Konversationen mit den Mitgliedern des Projekts (Telegram oder WhatsApp)
• Freigaben — KI-Entwürfe prüfen: genehmigen, anpassen, abweisen oder zurückschicken
• Berichte — Tagesberichte an Projekt-Manager
• Agent-Log — Nachvollziehbarkeit der KI-Entscheidungen

Inbox, Freigaben, Berichte und Agent-Log zeigen immer das Projekt, das Du oben in der Kopfzeile gewählt hast. Ist keins gewählt, siehst Du einen Hinweis; wähle dann zuerst ein Projekt. Übersicht und Aufgaben zeigen alle Projekte, auf die Du Zugriff hast. Die Aufgabenliste lädt sich von selbst nach. Aktualisieren holt die Vorgänge sofort aus Jira, wenn Du das Projekt bearbeiten darfst und ein Schlüssel gebunden ist; sonst lädt die Seite den gespeicherten Spiegel neu. In der Aufgabenliste steht bei jeder Aufgabe, wer zuständig ist; ist diese Person nicht im Projekt eingetragen, steht dabei „nicht im Projekt“.

Projektmitglieder und Rollen

Wer in einem Projekt was darf und welche Nachrichten bekommt, legt die Projektrolle fest. Mitglied werden kann jeder Mitarbeiter Deiner Organisation, auch einer ohne Web-Login, der nur per Telegram oder WhatsApp erreichbar ist.

So pflegst Du die Mitglieder (als Leitung des Projekts oder als Organisationsadmin):

1. Stammdaten → Projekte oder Kontomenü → Projekte öffnen und das Projekt wählen.
2. Unter Projektmitglieder einen Mitarbeiter auswählen (Mitarbeiter ohne Login sind mit „ohne Web-Login“ markiert, bestehende Mitglieder stehen ausgegraut mit ihrer Rolle dabei), die Projektrolle wählen und Mitglied hinzufügen klicken.
3. Die Projektrolle stellst Du pro Mitglied direkt in der Liste um. Die Spalten Telefon und Messenger zeigen, wie die Person erreichbar ist.

Ein Projekt kann mehrere Leitungen haben. Die letzte Leitung kann nur ein Organisationsadmin entfernen oder herabstufen. Organisationsadmins sehen und verwalten jedes Projekt, auch ohne Mitglied zu sein; Nachrichten bekommen sie aber nur, wenn sie eingetragen sind. Gäste der Organisation bleiben in jeder Projektrolle nur lesend.

Integrationen einrichten

Unter Settings → Integrationen (Organisationsadmin) hat jede Anbindung einen eigenen Tab: Jira, Telegram, WhatsApp. An einer verbundenen Zeile öffnet der Herzschlag Verbindungsstatus: Verbindung testen und, soweit vorhanden, Webhook, Nummer, Bot oder Site. Feldmitarbeiter verknüpfst Du unter Kontomenü → Organisation → Mitarbeiter (Telegram-Einladung) oder über ihre WhatsApp-Nummer mit Opt-in.

Feldmitarbeiter brauchen kein Linetra-Login. Sie sind Mitarbeiter ohne Web-Login und werden im Projekt mit der Rolle Feld eingetragen (siehe Projektmitglieder und Rollen). Bei WhatsApp reicht die Absendernummer, bei Telegram der persönliche Einladungslink. Ohne Opt-in sendet das System keine Briefings.

Telegram ist der einfachere Weg: Du brauchst nur einen Token von @BotFather, keine Meta-Verifizierung und keine Vorlagen. Dafür müssen Deine Feldmitarbeiter Telegram installieren.

Jira verbinden

1. Melde Dich bei Atlassian mit dem Konto an, das Linetra nutzen soll, und öffne API-Token.
2. Lege einen API-Token ohne Scopes an und kopiere ihn. Atlassian zeigt ihn nur einmal.
3. In Linetra den Tab Jira öffnen, + Jira verbinden klicken und Site-URL (z. B. https://firma.atlassian.net), E-Mail dieses Kontos und den API-Token eintragen.
4. Speichern prüft die Zugangsdaten bei Jira. Bei Erfolg steht das Datum des Tests darunter, bei einem Fehler die Meldung.

Der Token wird verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt.

Projekt an Jira binden

1. Öffne das Projekt unter Stammdaten → Projekte oder Kontomenü → Projekte und wähle den Tab Integration.
2. Trag den kurzen Jira-Projektschlüssel ein, zum Beispiel LIN aus LIN-42, und klick Aufgaben holen.
3. Linetra speichert die Bindung und lädt die Vorgänge. Sie stehen unter Betrieb → Aufgaben.

Ohne Schlüssel bleibt das Projekt bei den Beispielaufgaben. Ein leeres Feld und Speichern löst die Bindung. Alle 15 Minuten holt Linetra die Vorgänge der gebundenen Projekte erneut.

Unter Mitglieder hängt das Jira-Konto an der Person. Gleiche E-Mail oder ein eindeutig gleicher Name (ein Marlon Reich im Projekt und ein Marlon Reich in Jira) wird beim Öffnen des Tabs verknüpft. Zwei gleiche Namen bleiben offen, die wählst Du im Feld des Mitglieds.

Telegram verbinden

1. Öffne in Telegram @BotFather und sende /newbot. Wähle einen Anzeigenamen und einen Benutzernamen, der auf bot endet. Kopiere den Token (Format 123456789:AAH…).
2. Optional: /setdescription und /setuserpic für Beschreibung und Bild. Mit /setjoingroups → Disable verhinderst Du, dass der Bot in Gruppen eingeladen wird; er arbeitet nur im Einzelchat.
3. In Linetra über Kontomenü → Einstellungen → Integrationen den Tab Telegram öffnen, + Telegram verbinden klicken, Bezeichnung und Bot-Token eintragen und speichern.
4. Linetra testet die Verbindung beim Speichern automatisch und richtet den Webhook selbst ein. Bei Erfolg siehst Du den @Benutzernamen des Bots; bei einem Fehler steht die Meldung direkt darunter. Du musst nichts bei Telegram kopieren.

Pro Organisation gibt es einen Bot, und ein Bot kann nur zu einer Organisation gehören. Der Token wird verschlüsselt gespeichert und nicht wieder angezeigt.

Mitarbeiter mit Telegram verknüpfen

Ein Telegram-Bot sieht keine Telefonnummern. Deshalb verknüpfst Du jeden Mitarbeiter über einen persönlichen Link (Organisationsadmin):

1. Kontomenü → Organisation öffnen, in der Tabelle Mitarbeiter beim Mitarbeiter auf ✎ klicken und zum Abschnitt Telegram gehen. Die Spalte Telegram zeigt, wer schon verknüpft ist.
2. Einladungslink erzeugen klicken und den Link mit dem Kopieren-Button übernehmen. Der Link ist 7 Tage gültig.
3. Schicke den Link der Person (nur ihr, er ist persönlich). Sie öffnet ihn in Telegram und tippt auf Starten.
4. Der Chat ist verknüpft, die Person bekommt eine Begrüßung vom Bot. Mit Starten stimmt sie zugleich zu, Nachrichten zu erhalten (Opt-in).

Ein Link übernimmt keine Person, die schon mit einem anderen Chat verknüpft ist, und keinen Chat, der zu einer anderen Person gehört. Ist er abgelaufen, erzeugst Du einfach einen neuen. Mit Trennen löst Du die Verknüpfung; der Chat ist danach wieder unbekannt, der bisherige Verlauf bleibt der Person zugeordnet.

Schreibt jemand den Bot an, ohne verknüpft zu sein, bekommt er einen Hinweis auf den Einladungslink. Die Nachricht erscheint in der Inbox als unbekannter Kontakt und wird nicht verarbeitet. Der Bot kann nie zuerst schreiben: Vor Starten ist keine Zustellung möglich. Wenn eine Person sowohl einen Telegram-Chat als auch eine WhatsApp-Nummer hat, gehen Briefings über Telegram.

WhatsApp verbinden

1. Bei Meta unter WhatsApp → Schritt 1: Ausprobieren die Telefonnummer-ID und die WhatsApp-Business-Konto-ID kopieren und einen Zugriffstoken erzeugen.
2. In Linetra über Kontomenü → Einstellungen → Integrationen den Tab WhatsApp öffnen, auf + (WhatsApp verbinden) klicken, die Werte eintragen und speichern.
3. Die angezeigte Webhook-URL kopieren und bei Meta unter WhatsApp → Konfiguration → Webhooks eintragen, zusammen mit dem Verify-Token, den Dir Dein Systemadmin nennt. Das Feld messages abonnieren.
4. Den Herzschlag Verbindungsstatus öffnen und Verbindung testen klicken. Bei Erfolg zeigt Linetra Nummer und Anzeigenamen; bei einem Fehler steht die Meldung von Meta direkt darunter. Die Webhook-URL steht in demselben Fenster.

Der temporäre Token aus dem Meta-Dashboard läuft nach etwa 24 Stunden ab. Für den Dauerbetrieb über das ✎ einen Systemnutzer-Token eintragen.

Briefings und Rückmeldungen per Telegram oder WhatsApp

Mitglieder eines Projekts mit der Rolle Feld (mit Opt-in) bekommen ihre Aufgaben automatisch aufs Handy, über Telegram oder WhatsApp, je nachdem, womit die Person verknüpft ist. Jedes Briefing nennt das Projekt; wer in mehreren Projekten arbeitet, bekommt eins je Projekt:

• Montags eine Wochenübersicht, nach Tagen gruppiert.
• Jeden Werktag ab der Briefing-Zeit des Projekts (Standard 06:30) die Tagesliste: was heute fällig ist und was von vorher noch offen ist.

Antwortet der Kontakt, zerlegt der Assistent die Nachricht in einzelne Punkte:

Jedes Problem schaltet zusätzlich die Ampel des Projekts unter Betrieb → Übersicht: rot, wenn die Arbeit steht („Bagger kaputt“, „Brauche Hilfe“), gelb, wenn es trotzdem weitergeht („Rohr wird knapp“). Rote Hilferufe zählt auch das Zeichen am Betrieb-Menü. Der Kontakt bekommt sofort eine kurze Bestätigung, was mit jedem Punkt passiert ist. Unter Aufgaben erkennst Du Folgeaufgaben an der Marke Chef oder Büro und am Verweis auf die Ursprungsaufgabe.

Steht die Arbeit still (rote Ampel), bekommt die Leitung des betroffenen Projekts sofort eine Nachricht aufs Handy: Projekt, wer meldet, was das Problem ist, welche Aufgabe betroffen ist und ob sich Chef oder Büro darum kümmert. Leitung ist jedes Mitglied dieses Projekts mit der Rolle Leitung; die Leitung anderer Projekte bekommt nichts. Die Nachricht geht über Telegram, sonst WhatsApp, und nur, wenn die Person verknüpft ist bzw. dem WhatsApp-Empfang zugestimmt hat. Probleme, bei denen die Arbeit weitergeht (gelb), lösen keine Nachricht aus. Folgeaufgaben für Chef oder Büro bekommen keinen Zuständigen, darum kümmerst Du Dich unter Freigaben. Wer nur Leitung oder Büro ist und sich über den Telegram-Einladungslink verbindet, bekommt eine passende Begrüßung: keine Aufgabenliste, sondern Infos zum Verlauf der Projekte und Meldungen bei Stillstand.

Leitung und Büro können den Stand jederzeit abfragen: Eine Nachricht wie „Wie läuft es im Projekt?“, „Stand“ oder „Status“ beantwortet Linetra pro aktivem Projekt, in dem die Person eingetragen ist, mit Ampel, heute erledigten, offenen und überfälligen Aufgaben und den offenen Problemen samt Namen. Nennt die Frage ein Projekt (Name oder Projektnummer), kommt nur dieses. Andere Nachrichten von Leitung und Büro beantwortet Linetra mit einem kurzen Hinweis, sie werden nicht als Rückmeldung zu Aufgaben verarbeitet.

Meldest Du auf einen Alarm zurück, dass etwas erledigt ist („Ist erledigt, kannst abhaken“), hakt Linetra die Aufgabe ab und nimmt die Meldung aus der Übersicht, sobald es ganz sicher ist, welche Aufgabe gemeint ist: wenn Du den Schlüssel nennst („BOB-F9 fertig“) oder die Alarm-Nachricht in Telegram zitierst („Antworten“). Sonst fragt Linetra einmal nach: bei einer offenen Aufgabe mit „Ja oder Nein“, bei mehreren mit einer Nummernliste, ohne Anhaltspunkt nach dem Schlüssel. Erst Deine Bestätigung hakt die Aufgabe ab. Nachrichten wie „noch nicht erledigt“ oder „Ist das erledigt?“ ändern nichts.

Zu welchem Projekt gehört die Nachricht?

Alle Projekte teilen sich einen Telegram-Bot bzw. eine WhatsApp-Nummer. Linetra ordnet jede Nachricht deshalb einem Projekt zu, in dem der Absender eingetragen ist:

1. Nennt die Nachricht ein Projekt (Name oder Projektnummer), gilt dieses.
2. Ist der Absender nur in einem aktiven Projekt, gilt dieses.
3. Hat Linetra ihm in den letzten 12 Stunden aus einem Projekt geschrieben (z. B. das Briefing am Morgen), gilt dieses Projekt.
4. Sonst fragt Linetra zurück: „Zu welchem Projekt gehört Deine Nachricht?“ mit einer nummerierten Liste. Der Absender antwortet mit der Nummer, dem Namen oder der Projektnummer; danach verarbeitet Linetra die wartende Nachricht.

Bis zur Antwort steht die Nachricht in keiner Projekt-Inbox. Schreibt jemand, der noch in keinem Projekt eingetragen ist, antwortet Linetra: „Du bist noch in keinem Projekt eingetragen. Bitte melde Dich im Büro, damit wir Dich dem richtigen Projekt zuordnen.“

Ob erledigte Aufgaben direkt abgehakt werden oder erst in Freigaben landen, legt die Assistenz-Richtlinie des Projekts fest.

Übersicht: Ampel je Projekt

Unter Betrieb → Übersicht siehst Du alle Deine Projekte mit einer Ampel:

Zu jeder Meldung stehen Absender, Kanal, Zeitpunkt, die Originalnachricht und die Folgeaufgabe. Die Übersicht zeigt nur, was noch unter Freigaben offen ist: Sobald Du einen Hilferuf dort erledigst, freigibst oder ablehnst, verschwindet er hier, und ohne weitere offene Hilferufe ist das Projekt wieder grün. Eine Rückfrage an den Kontakt hält den Punkt offen. Die Seite aktualisiert sich alle 15 Sekunden.

Freigaben bearbeiten

Unter Betrieb → Freigaben stehen Punkte, die der Assistent nicht allein entscheiden darf, vor allem Hilferufe aus dem Feld (rot markiert). Jede Karte zeigt Projekt, Absender, Kanal (Telegram oder WhatsApp), die betroffene Aufgabe und die Originalnachricht. Ins Feld Antwort an … schreibst Du, was der Kontakt hören soll:

• Antworten & erledigen (bei Statusänderungen Antworten & freigeben) schließt den Punkt, führt den Schritt aus und schickt die Antwort über den Kanal des Kontakts. Ohne Text heißt der Knopf Erledigt bzw. Freigeben und es geht keine Nachricht raus.
• Rückfrage senden schickt nur die Frage; der Punkt wartet auf die nächste Nachricht des Kontakts und bleibt bis dahin in der Liste, damit Du ihn jederzeit schließen kannst.
• Ablehnen schließt den Punkt ohne Nachricht; der Text bleibt intern als Begründung.

Fragt der Kontakt nach Unterlagen („Kannst Du mir die Genehmigung schicken?“), schlägt die Karte unter Unterlagen mitschicken passende Dokumente aus der Ablage des Projekts vor, jedes mit einer Checkbox. Begriffe wie „Genehmigung“ aus der Nachricht bestimmen den Dokumenttyp; welches Dokument vorne steht, entscheidet die Volltextsuche über Nachricht und Aufgabe – bei einer Folgeaufgabe auch über die Ursprungsaufgabe mit ihrer Beschreibung. Schreibt der Kontakt nur „die Genehmigung fehlt“, kommt so die Genehmigung für seine Baustelle zuerst. Ist das richtige nicht dabei, öffnet Hinzufügen die Suche in der Ablage des Projekts (Titel, Aktenzeichen, Text); das gewählte Dokument ist angehakt. Neue Dateien lädst Du vorher unter Dokumente → Eingang hoch. Mit Dokument senden & erledigen — bei mehreren Dateien Dokumente senden & erledigen — gehen die angehakten Dateien über den Kanal des Kontakts raus, Deine Antwort steht als Bildunterschrift bei der letzten Datei. Im Verlauf jedes Dokuments steht danach, an wen es geschickt wurde. Schlägt das Senden fehl, bleibt der Punkt offen und die Karte zeigt den Grund; schon verschickte Dateien sind nicht mehr angehakt.